Opalus est un
importateur/distributeur en gros de bijoux de fantaisie.
Établie, depuis juin 2003 dans le quartier de la Villette
(19ème arrondissement de Paris), cette unité commerciale
compte, fin 2005, un portefeuille de clients détaillants et
artisans qui s'élève à plus de 150 clients.
Outre le gérant, cette unité commerciale compte une
responsable du service administratif et comptable, un
magasinier et un commercial.
La responsable du service administratif et comptable tient ses
comptes et consigne ses factures sur une feuille de calculs
Excel. Y figure parallèlement l'historique des relations avec
les clients.
Recruté(e), en tant que stagiaire au service commercial, vous
avez formulé des remarques relatives au système d’information
de l’UC et notamment la gestion du fichier clients :
- Le service commercial ne connaît pas avec exactitude le
nombre des clients et leur ventilation par type ou par ville,
- Le mode de saisie est fastidieux et non évolutif,
- La segmentation (géographique, par CA, par montant de
commande, etc.) est lourde à mener avec les moyens logiciels
utilisés,
- La détermination des CA par client ou le CA cumulé par type
de clients nécessite des manipulations compliquées avec Excel,
- Le nombre de réclamations par client, nécessite un travail
de filtrage qui ne peut plus être géré sur une feuille de
calcul,
- La mise en place d’opérations de marketing direct, réclamées
par le commercial, (publipostages informant des nouveautés)
est quasiment impossible ;
- Le suivi des performances de l'unité devenait urgent.
Vos remarques coïncident avec le désir du gérant de passer à
la vitesse supérieure dans la gestion de la relation avec la
clientèle et dans le suivi des différentes opérations
commerciales, administratives et logistiques. Le développement
de toute la structure semble l'exiger.
Vous avez décidé, tout en continuant à vous servir du tableur
Excel, de vous lancer dans l'élaboration d'une BDD à l'aide
d'un SGBDR (Système de Gestion de Base de Données
Relationnelles). Vous avez le choix entre l'un des logiciels
suivants :
- Access 2002 ou 2003 (Logiciel de gestion de base de données
de Microsoft Office) ;
- 4D 2004 (Outil de développement multi-plateforme intégrant
une base de données et un serveur web) ;
- WinSQL Lite (Exécute des commandes SQL sur toute base
compatible ODBC) ;
- FileMaker Pro (Gestionnaire de base de données multimédia
qui propose aussi de puissants outils de création et de
partage d'information) ;
- dBASE PLUS (Un des premiers gestionnaires de base de
données).
Vous avez opté pour le logiciel qui répond le mieux à vos
besoins et correspond à vos compétences : Microsoft Access
2003.
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