Vous êtes animateur de réseau en charge de l’animation commerciale sur l’ouest de l’Ile de France de cinq concessions automobiles Peugeot. Parmi vos missions prioritaires, vous devez développer votre volume d’affaires avec les moyennes surfaces alimentaires franchisées sur la vente, la location, la maintenance et les reprises de véhicules utilitaires.
 
Dans chaque concession, vous avez trois interlocuteurs:
- le responsable des ventes véhicules neufs,
- le responsable des ventes véhicules d’occasion et
- le responsable SAV et pièces détachées
 
Vous devez mettre en place une application de gestion de messagerie pour améliorer la communication avec vos quinze interlocuteurs. Vous avez choisi d’utiliser le logiciel Outlook présent dans la suite bureautique utilisée par vos concessionnaires. Pour cela, vous allez suivre les étapes suivantes :
 
 
 1.1  Créer un dossier Contact Responsables des ventes qui rassemblera les adresses électroniques de vos 
       15 interlocuteurs. Le classer dans Outlook Aujourd’hui avec vos autres fichiers Contacts
 
 1.2  Créer un raccourci pour accéder directement à ce répertoire à partir de la liste de dossiers Contacts
 
 1.3  Créer un dossier Courrier pour archiver les messages échangés avec les chefs de zone
 
 1.4  Créer un raccourci pour consulter ces courriers
 
 

 2.1 Importer les adresses des chefs de vente. Utiliser pour ce faire le fichier "Responsables des ventes.pst"
       en provenance de votre entreprise, présent sur le disque de travail.
       Activer pour cela l'Assistant d'Importation et d'Exportation d'Outlook pour mettre à jour la base de contacts 
       "Responsables des ventes".

 2.2 Consulter et compléter les enregistrements si nécessaire
 
 
Vous allez créer des listes de distribution vous permettant d'envoyer un même message, un même document à un groupe choisi.

 3.1 Créer une liste de distribution générale des responsables des ventes.

 3.2 Créer une liste par concession.

 3.3 Créer une liste par fonction.

 3.4 Paramétrer votre Outlook pour consulter directement vos messages sur le site de La Poste:
      http://www.laposte.net
      A partir de ce moment, vous pourrez envoyer un message ciblé aux responsables des ventes, individus
      ou groupes sélectionnés à partir des listes de distribution.

 3.5 Envoyer par exemple un message inaugurant votre service de messagerie à l’ensemble du groupe.
 
 
 

Vous pourrez automatiser un certain nombre de tâches liées aux messages échangés : vous avertir, les trier en fonction de leur importance, de leur origine, de leur affecter un marquage pour en assurer le suivi et enfin les classer en archivage dans le dossier courriers, Responsables des ventes.

 4.1 Créer une règle de gestion automatique des messages.
       Ces règles vous feront gagner du temps et leur mise en place devient indispensable pour gérer et suivre les
       nombreux messages générés par le projet.
       L’assistant gestion des messages vous permettra de mettre en place un message automatique dés que vous
       recevrez un message en provenance d’un responsable des ventes, de le « marquer » pour en assurer le suivi
       et pour l’archiver après lecture, dans le bon dossier.
       Créer cette règle avant de la tester. Dés lors, vous êtes capable de créer la règle qui convient le mieux à votre
       gestion des messages.
 4.2 Relevez vos messages et tester l’exécution de la règle. 
 
 
 
 
Toutes les suites logicielles bureautiques comprennent un logiciel spécialisé dans la gestion des messages . Outlook est l’un des outils de référence, l’un des plus utilisés en association avec les autres composants du pack OFFICE  de Microsoft. Outlook est compatible et synchronisable avec de nombreux autres logiciels.
 
Les logiciels intégrés de Gestion de la Relation Client intègrent également un gestionnaire de messagerie en lien avec un gestionnaire de base de données et les outils qui permettent de mettre en œuvre le Marketing Direct de l’entreprise.
 
 
Toutes  les configurations standards isolées ou en réseau, les systèmes d’exploitation Windows, OS d’Apple, PC Pocket des assistants numériques personnels permettent d’utiliser Outlook, y compris les solutions innovantes comme l’Easybook associant un agenda papier et un stylo numérique permettant de mettre à jour automatiquement vos fichiers Outlook http://www.cahiersoxford.com/?r=187
 
Vous pouvez échanger et synchroniser des informations grâce à Outlook sur l’ensemble de ces matériels