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1.3  Afficher et imprimer la liste des contacts sous forme de cartes de visites ou classés par société.

1.4  Elaborer un affichage qui vous est propre pour faciliter les consultations

1.5  Dans votre répertoire Contacts, vous pourrez associer à chacun des enregistrements des documents de toute
      sorte. Exemple: la dernière facture de Serriera Animation
  
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 Toutes les suites logicielles bureautiques comprennent un logiciel spécialisé dans la gestion des messages. Outlook est l’un des outils de référence, l’un des plus utilisés en association avec les autres composants du pack OFFICE de Microsoft. A partir d’Outlook , il est très facile de transférer des informations et des fichiers utilisables avec de nombreux autres logiciels bureautiques ou spécialisés.

 L’organisation des mises à jour du logiciel deviennent vitales en particulier lorsque les informations sont partagées par plusieurs membres de l’équipe de l’unité commerciale. La synchronisation des informations permet également d’utiliser à partir des mêmes fichiers le répertoire d’un téléphone mobile et les fonctions « agenda » d’un assistant numérique personnel (Personal Digital Assistant, « Palm, Pocket PC »)

 Nota Bene : L’installateur de votre poste de travail ou l’administrateur de votre réseau a réalisé le paramétrage d’Outlook afin de vous connecter aux serveurs de messages gérés par le fournisseur d’accès à l’Internet choisi par votre entreprise. Il aura pris soin d’activer les sécurités d’usage: pare-feux et programmes anti-virus.

 Toutes les configurations standards isolées ou en réseau, les systèmes d’exploitation Windows, OS d’Apple, PC Pocket des assistants numériques personnels permettent d’utiliser Outlook, y compris les applications qui permettent de synchroniser un téléphone mobile avec un ordinateur, tel le logiciel Nokia Suite qui permet d’échanger fichiers de contacts et de rendez-vous entre votre ordinateur et votre téléphone.

Nokia Suite http://www.nokia.fr/index.php?content_id=741

Vous pouvez échanger et synchroniser des informations grâce à Outlook sur l’ensemble de ces matériels

1.

Conduire une mission commerciale impose de composer une équipe possédant des profils et des compétences complémentaires. Travailler en équipe nécessite une division claire des tâches et un partage incessant d’informations. Animer l’équipe suppose la mise en œuvre et le respect d’un calendrier de travail.

Manager une unité commerciale vous demande d’installer et exploiter des outils de travail collaboratif avec votre équipe. Vous devez également gérer les échanges d’informations avec les clients du magasin, de l’agence ou du site Internet marchand, en avant et après la vente.

La coordination du travail de l’équipe nécessite la mise en place et la mise à jour :

  -  des fichiers Contacts ou Clients indispensables à la conduite des projets en cours
  -  d’un agenda électronique ou d’un calendrier de travail
  -  d’une gestion des messages électroniques en émission et en réception
  -  d’un suivi des tâches à effectuer

Ces échanges de messages sont accompagnés de documents joints en fonction des cas: textes (Word), tableaux de chiffres (Excel), présentations commerciales et aides à la vente (PowerPoint, Publisher), des liens et des adresses Internet (Explorer), du son et des images (fichiers AVI, MPEG, MP3, WAV). De la même manière, vous pouvez associer ces documents à l’agenda ou aux tâches planifiées.

Vous devrez également rendre compte régulièrement du contenu de ces échanges auprès de votre hiérarchie ou faire des bilans avec les autres membres de l’équipe. Pour ce faire, vous exporterez ou importerez ou vous sauvegarderez des fichiers de données : contacts, messages, tâches ou calendriers.

Vous avez besoin d’une solution simple d’usage pour recevoir, envoyer, un volume de plus en plus important de courriels à partir du réseau informatique fixe de votre Unité Commerciale ou après avoir synchroniser votre ordinateur portable, votre téléphone mobile ou votre assistant numérique personnel.

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2.

Une bonne coordination du travail de l’équipe vous demande de maîtriser les compétences suivantes :

  -  Créer, gérer, diffuser, consulter un fichier de contacts
  -  Tenir l’agenda du groupe
  -  Envoyer vos messages électroniques
  -  Répondre ou transférer les messages reçus
  -  Gérer l’historique de vos messages
  -  Planifier les tâches à effectuer
  -  Synchroniser le répertoire de votre téléphone mobile

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3.

Rendre compte, répondre immédiatement à un client, à un collaborateur ou à un partenaire, transférer rapidement des informations quelque soit leur forme, organiser votre temps de travail en liaison en respectant les priorités de votre équipe, voilà autant de raisons qui vous impose l’usage quotidien d’un gestionnaire de messagerie et d’un agenda électronique.

Ce logiciel vous permettra de disposer de toutes les informations nécessaires pour travailler avec l’ensemble de vos contacts et échanger des messages électroniques et enrichir constamment votre répertoire d’adresses

Vous pourrez consulter et mettre à jour votre agenda pour organiser une réunion, confirmer un rendez-vous, fournir vos disponibilités ou établir une liste ordonnée de tâches à réaliser.

Chaque étape de votre travail génère des informations qu’il vous faudra transmettre systématiquement aux membres de l’équipe. Textes, chiffres, graphiques, programmes, photographies et vidéos transmis sous forme de pièces jointes accompagnent vos messages et rythment la progression de votre projet et vos prises de décision.

Pour cela, il faut envoyer et recevoir ces messages de l’entreprise, du magasin, du terrain, en déplacement ou à domicile, quelle que soit l’heure. Transférer les données et les réutiliser directement dans d’autres applications informatiques devient possible dans des délais très courts. 

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4.

  -  Le fichier général regroupant tous vos contacts
  -  Les fichiers contacts spécifiques traduisant une segmentation et le regroupement de certains de vous 
     interlocuteurs
  -  Les messages en émission et en réception, classés et archivés
  -  Le calendrier matérialisant l’agenda de l’équipe et les calendriers spécifiques propres à chaque projet ou mission
     en cours
  -  La liste des tâches à réaliser

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5.

Cette gestion de messagerie peut être réalisée à l’aide des équipements informatiques standards qui équipent l’unité commerciale et son équipe :

  -  Ordinateur individuel ou poste fixe dans un réseau local connectés à l’Internet
  -  Téléphone mobile équipé d’un modem compatible Wap ou GPRS
  -  Ordinateur portable ou Assistant numérique personnel connecté à l’Internet en mode WIFI

Les différentes informations et fichiers sont partagés sur ces différentes plateformes matérielles et vous accompagnent dans toutes vos situations de travail.

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6.

Toutes les suites logicielles bureautiques comprennent un logiciel spécialisé dans la gestion des messages . Outlook est l’un des outils de référence, l’un des plus utilisés en association avec les autres composants du pack OFFICE de Microsoft. A partir d’Outlook , il est très facile de transférer des informations et des fichiers utilisables avec de nombreux autres logiciels bureautiques ou spécialisés.

L’organisation des mises à jour du logiciel deviennent vitales en particulier lorsque les informations sont partagées par plusieurs membres de l’équipe de l’unité commerciale. La synchronisation des informations permet également d’utiliser à partir des mêmes fichiers le répertoire d’un téléphone mobile et les fonctions « agenda » d’un assistant numérique personnel (Personal Digital Assistant, « Palm, Pocket PC »)

Nota Bene : L’installateur de votre poste de travail ou l’administrateur de votre réseau a réalisé le paramétrage d’Outlook afin de vous connecter aux serveurs de messages gérés par le fournisseur d’accès à l’Internet choisi par votre entreprise. Il aura pris soin d’activer les sécurités d’usage: pare-feux et programmes anti-virus.

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7.

Toutes les configurations standards isolées ou en réseau, les systèmes d’exploitation Windows, OS d’Apple, PC Pocket des assistants numériques personnels permettent d’utiliser Outlook, y compris les applications qui permettent de synchroniser un téléphone mobile avec un ordinateur, tel le logiciel Nokia Suite qui permet d’échanger fichiers de contacts et de rendez-vous entre votre ordinateur et votre téléphone.

Nokia Suite http://www.nokia.fr/index.php?content_id=741

Vous pouvez échanger et synchroniser des informations grâce à Outlook sur l’ensemble de ces matériels

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