Vous pourrez automatiser un certain nombre de tâches liées aux messages échangés : vous avertir, les trier en fonction de leur importance, de leur origine, de leur affecter un marquage pour en assurer le suivi et enfin les classer en archivage dans le dossier courriers, Responsables des ventes.

 4.1 Créer une règle de gestion automatique des messages.
       Ces règles vous feront gagner du temps et leur mise en place devient indispensable pour gérer et suivre les
       nombreux messages générés par le projet.
       L’assistant gestion des messages vous permettra de mettre en place un message automatique dés que vous
       recevrez un message en provenance d’un responsable des ventes, de le « marquer » pour en assurer le suivi
       et pour l’archiver après lecture, dans le bon dossier.
       Créer cette règle avant de la tester. Dés lors, vous êtes capable de créer la règle qui convient le mieux à votre
       gestion des messages.

 4.2 Relevez vos messages et tester l’exécution de la règle. 

1.

Travailler en équipe sur un projet commercial : prospecter une nouvelle cible, augmenter le volume des affaires ou améliorer la qualité de service offerte aux clients impose de gérer rapidement et avec beaucoup de précision un nombre de plus en plus élevé de messages.

Ces messages sont reçus ou a envoyer à différents types de contacts sélectionnés :
   - aux prospects pour les convaincre
   - à vos clients pour accompagner et gérer le développement d'une vente.

Ces échanges de messages, accompagnés de documents joints, sont à classer et à archiver.

Vous devrez également rendre compte régulièrement du contenu de ces échanges auprès de votre hiérarchie ou faire des bilans avec les autres membres de l’équipe. Pour ce faire, vous exporterez ou importerez des fichiers de données : contacts, messages, tâches ou calendriers.

Vous avez besoin d’une solution simple d’usage pour recevoir, envoyer, un volume de plus en plus important de courriels à partir du réseau informatique fixe de votre Unité Commerciale ou d'un équipement mobile en créant un compte de messagerie.

Vous devez enfin programmer un suivi des messages que vous recevez et déclencher automatiquement des actions qui vous permettront de gagner du temps dans cette gestion.

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2.

Une bonne gestion des messages électroniques générés par l’équipe vous demande de maîtriser les compétences suivantes :

   - Créer, identifier, archiver, importer la liste des contacts indispensables à la conduite de vos missions
     commerciales extraite des fichiers généraux d’adresses que vous possédez

   - Créer des adresses électroniques et les comptes de messageries dédiés au projet en cours pour relever les
      messages correspondants

   - Gérer les réponses et l’archivage des messages reçus en provenance du groupe de contacts

   - Filtrer les messages non désirés
 
   - Assurer un suivi des messages reçus en lien avec la liste des tâches à réaliser par le groupe et son calendrier de
    travail.
 

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3.

Cette gestion est indispensable à la mise en œuvre d’un travail collaboratif efficace et respectueux des démarches qualité. Aussi il est indispensable d’utiliser des logiciels spécialisés comme Outlook ou la fonction dédiée à la gestion des messages de votre logiciel de Gestion de la Relation Clients.

Chaque étape de votre travail génère des informations qu’il faudra suivre, classer et archiver. Cet historique du projet et de la gestion des comptes clients associés est vital pour rendre compte des résultats obtenus, pour documenter la progression du travail et capitaliser les expériences.

Pour cela, il faut que l’outil logiciel que vous avez retenu vous permette de traiter un volume important de messages. qu’il vous permette de limiter le temps consacré à cette gestion en conservant les données indispensables à la mise en œuvre des actions commerciales de développement et de fidélisation.

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4.

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5.

Cette gestion de messagerie peut être réalisée à l’aide des équipements informatiques standards qui équipent l’unité commerciale et son équipe :

• Ordinateur individuel ou poste fixe dans un réseau local connectés à l’Internet
• Téléphone mobile équipé d’un modem compatible Wap ou GPRS
• Ordinateur portable ou Assistant numérique personnel connecté à l’Internet en mode WIFI ou GPRS

Les différentes informations et fichiers sont partagés sur ces différentes plateformes matérielles et vous accompagnent dans toutes vos situations de travail.

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6.

Toutes les suites logicielles bureautiques comprennent un logiciel spécialisé dans la gestion des messages . Outlook est l’un des outils de référence, l’un des plus utilisés en association avec les autres composants du pack OFFICE de Microsoft. Outlook est compatible et synchronisable avec de nombreux autres logiciels.

Les logiciels intégrés de Gestion de la Relation Client (Custumers Relationship Management) intègrent également un gestionnaire de messagerie en lien avec un gestionnaire de base de données, un agenda et les outils qui permettent de mettre en œuvre le Marketing Direct de l’entreprise.

Nota bene: L’installateur de votre poste de travail ou l’administrateur de votre réseau a réalisé le paramétrage d’Outlook afin de vous connecter aux serveurs de messages gérés par le fournisseur d’accès à l’Internet choisi par votre entreprise. Il aura pris soin d’activer les sécurités d’usage: pare-feux et programmes anti-virus.

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7.

Toutes les configurations standards isolées ou en réseau, les systèmes d’exploitation Windows ,OS d’Apple, PC Pocket des assistants numériques personnels permettent d’utiliser Outlook, y compris les solutions innovantes comme l’Easybook associant un agenda papier et un stylo numérique permettant de mettre à jour automatiquement vos fichiers Outlook http://www.cahiersoxford.com/?r=187

Vous pouvez échanger et synchroniser des informations grâce à Outlook sur l’ensemble de ces matériels

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