De plus Outlook 5 propose dans le menu Outils / Options /onglet Envoyer de mettre automatiquement dans le carnet d'adresses les personnes à qui on a envoyé une réponse à leur message.
Cette documentation porte sur Outlook 5. Si au niveau de la configuration du logiciel il y a quelques différences avec les versions précédentes ou suivantes, en ce qui concerne l'utilisation du courrier, les fonctionnalités sont quasi identiques quelque soit la version du logiciel.
| Organiser votre courrier | Le carnet d'adresses. |
| La gestion automatique du courrier. | Les options. |
Pour éviter d'avoir à taper l'adresse chaque fois que vous envoyez du courrier, vous pouvez vous constituer un carnet d'adresses électroniques. On accède au carnet d'adresses par le menu Outils / Carnet d'adresses.
Vous pouvez ajouter une nouvelle adresse par le menu Fichier / Nouveau contact ou par le bouton Nouveau. Outlook Express affiche une fenêtre d'enregistrement dans laquelle on remarque que le carnet d'adresses d'Outlook Express est une base de données complète, où vous pouvez aussi enregistrer l'adresse postale, les numéros de téléphone et de télécopie, et des commentaires.
D'une manière plus simple on peut compléter son carnet d'adresses chaque fois qu'on lit un message d'un correspondant. :
De plus Outlook 5 propose dans le menu Outils / Options /onglet Envoyer de mettre
automatiquement dans le carnet d'adresses les personnes à qui on a envoyé une réponse
à leur message.
Constituer un groupe
On peut rassembler plusieurs adresses dans un groupe. L'envoi d'un message au groupe permet à toutes les personnes entrées dans le groupe de recevoir le message.
Dans la fenêtre du carnet d'adresses, menu Fichier / Nouveau groupe.
Avantages et inconvénient du carnet d'adresses.
Avec un carnet d'adresses, quand vous rédigerez un message, il vous suffira de
sélectionner les destinataires (ou le groupe) par le menu Outils / Sélectionner les
destinataires, ou plus rapidement encore en cliquant sur l'icône du carnet qui précède
le A:. 
Inconvénient majeur !
Des virus très pernicieux comme Mélissa, Pretty park ... (qui vous infectent lors d'une ouverture d'un fichier attaché dans un message) savent récupérer les noms des personnes figurant dans le carnet d'adresses et envoient automatiquement à ces personnes un message à votre nom, qui contient un fichier attaché, dans lequel le virus s'est caché afin d'aller infecter les machines de vos correspondants, et tout cela sans que vous vous en aperceviez. En fait vous allez le remarquer (mais un un peu tard) en regardant dans le dossier éléments envoyés que des messages ont été diffusés à votre insu vers des personnes qui figuraient dans votre carnet d'adresses.
Exemple : Vous recevez un message d'un de vos amis qui a comme contenu "Je crois que j'ai trouvé la solution à ton problème, regarde dans le fichier joint", c'est en fait un virus lancé sur Internet et qui se propage tout seul et facilement car il utilise les contacts du carnet d'adresses et comme on reçoit ce message d'une personne que l'on connaît, on ne se méfie pas, on ouvre le fichier joint, donc on lance le virus qui récupère vos contacts et s'adresse à eux en votre nom. Seul un anti-virus efficace peut arrêter cette propagation.
Localisation du carnet d'adresse.
Le carnet d'adresse est un fichier d'extension .wab qui
est généralement enregistré dans le dossier Application Data\Microsoft\Address
Book. Selon les système d'exploitation, cette structure sur XP se
trouve dans le dossier
Documents and Settings\nom_de_la_personne\ Application Data .....
et sous Windows 98 dans le dossier Windows\Application Data ......
Si l'envoi et la réception de courrier électronique sont rapides et faciles, l'organisation de ce courrier peut s'avérer beaucoup plus longue.
Classer le courrier.
La première chose à faire est de classer les messages par sujet. Outlook Express
classe les messages dans des dossiers, dont le nom est affiché sur la partie droite de la
fenêtre du programme.
Ces dossiers, vous pouvez les créer, les supprimer, les renommer
 |
Menu Fichier / Dossier / Nouveau dossier. Donnez un nom à ce nouveau dossier, par exemple " linux ". Quand un message dans la boîte de réception concernera linux, on le transférera dans le dossier linux en cliquant sur le message avec le bouton droit de la souris puis Déplacer vers. On peut aussi simplement le faire glisser avec la souris d'une boîte vers une autre. |
Remarque : Si vous cliquez sur Copier vers .. une copie du message sera créée dans le nouveau dossier, mais l'original restera dans le dossier de réception.
Effacer les messages.
Une fois les messages lus, vous pouvez les classer pour les relire plus tard, ou tout
simplement les supprimer. Supprimer un message se fait comme pour un fichier sous Windows
95/98, en le jetant à la corbeille. Tant que vous ne videz pas cette corbeille,
vous pouvez toujours récupérer les messages. Mais une fois cette corbeille
vidée, les messages sont définitivement perdus.
Pour sélectionner plusieurs messages se suivant, cliquez sur le premier message, puis sur le dernier en maintenant la touche Maj appuyée. Pour sélectionner des messages qui ne se suivent pas, cliquez sur le premier message, puis sur les messages suivant en maintenant la touche Ctrl appuyée.
Pour effacer les messages sélectionnés appuyez simplement sur la touche Suppr de votre clavier, ou sur le bouton Supprimer de la barre d'outils, ou encore avec le bouton droit de la souris sélectionnez Supprimer. Le message (ou les messages sélectionnés) est simplement transféré dans le dossier Éléments supprimés. Vous pouvez à tout moment les restaurer, c'est-à-dire les transférer dans un autre dossier.
Allez au dossier Éléments supprimés en le sélectionnant sur la partie droite de la
fenêtre.
Vous retrouvez le message dans la liste. Pour l'effacer définitivement, vous devez encore
le supprimer, définitivement cette fois. Après cette opération, le message est
irrécupérable. Il n'existe plus sur votre disque. Vous devrez donc confirmer que vous
voulez vraiment supprimer définitivement le message.
Remarques :
Si vous êtes sûr de supprimer définitivement les messages dès la première suppression, vous pouvez configurer le logiciel pour vider la corbeille automatiquement quand vous quittez le programme. Menu Outils / Options / onglet Maintenance.
Il ne suffit pas d'effacer totalement les messages pour récupérer de la place sur le disque dur, en fait on ne supprime que des index, pour récupérer la place il faut régulièrement compacter les dossiers. Menu fichier /Dossier / Compacter. Cependant si on oublie de faire cette manipulation, dès que la place perdue devient très importante, Outlook lors de son lancement va vous demander si vous voulez compacter les dossiers, il faut alors répondre oui.
Tout le travail de classement des messages dans différents dossiers peut se faire automatiquement ou presque par le menu Outils / Règles de messages /courrier. Il faut alors établir une règle qui selon l'expéditeur du message, ou selon l'objet du message ou encore le contenu du message va rediriger le message vers tel ou tel dossier précédemment créé.
Exemple : Je veux recevoir tous les fichiers m'indiquant les temps de connexion du routeur du collège Marquette de Pont-à-Mousson dans le dossier Patrouteur.
| Menu Outils / Règles de messages /courrier Ici la règle va porter sur l'objet du message. |
 |
| Définition de la règle : Si dans l'objet du message je trouve Routeur 0540112d-gw Bouton Ajouter. Alors je le déplace dans le dossier ....
|
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La nouvelle règle est alors enregistrée dans la boîte Règles de message.
.
Vous pouvez décider, par exemple, que tout ce qui vous est expédié par un correspondant qui vous inonde de messages indésirables sera envoyé automatiquement à la poubelle. On déclare pour cela des expéditeurs bloqués.
Le menu Outils / Options comporte 9 onglets qui permettent d'adapter l'utilisation du logiciel à ses besoins. Parmi ceux ci il est bon de savoir que :
Dans l'onglet Général si on demande un relevé de ses messages toutes les xx minutes, on peut déclencher des connexion intempestives qui vont faire flamber votre facture téléphonique.
Dans l'onglet Envois on va avoir le choix d'envoyer ses messages en texte brut ou enrichi (HTML) ce qui permet d'y mettre de la couleur, des formats particuliers mais tous les logiciels de messagerie ne sont pas capable de relire ce type de format et le destinataire du message reçoit en fait un message parsemé de hiéroglyphes. Il est donc conseillé d'envoyer ses messages en texte brut.
Dans l'onglet Connexion, on peut demander que la connexion soit systématiquement coupée dès que les messages ont été envoyés et réceptionnés.
Dans l'onglet Signature on peut enregistrer une signature qui sera systématiquement ajoutée à chaque message envoyé.
Dans l'onglet Sécurité (avec Outlook Express 6) on peut interdire l'ouverture des pièces jointes qui apparaissent alors en grisées dans le message.
Dans l'onglet Maintenance on peut
connaître le lieu de stockage de tous les messages sur l'ordinateur (bouton
Dossier de stockage...). Comme pour le carnet d'adresse ce lieu de stockage par
défaut varie selon le système d'exploitation utilisé. Il va généralement
être dans le dossier Application Data\Identities\{7C7.
ce numéro varie... 205255}\Microsoft\Outlook Express
structure qui se trouve dans le dossier \Windows
sous Windows 98 et dans Documents and Settings\nom_de_la_personne\Local
Settings\Application...... sur XP.
Et pour en savoir plus .... une bonne faq. http://www.faqoe.com
Dernière modification le 20/02/2003